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総務の担当

庶務・オフィス運営

社員が毎日使うオフィスの備品、郵便物、来客、電話などを回す、総務の土台となる仕事です。たとえば、コピー用紙が切れない、会議室が予約どおり使える、宅配便が正しい人に届く、という「当たり前」を守ります。

どんな仕事？

オフィスで使う文房具、コピー用紙、トナー、飲み物などの消耗品を発注し、在庫を管理します。毎日届く郵便物や宅配便を部署ごとに仕分け、重要な書類は受け取りの記録を残します。受付や来客対応、代表電話の取り次ぎを行い、会議室の予約ルールを決めて運用します。社員証、名刺、制服の発行や、引っ越しにともなう座席の配置換えも担当します。たとえば新入社員が100人入る4月には、机、椅子、ロッカー、名刺、社員証をすべて入社日までにそろえる必要があり、数か月前から準備します。最近は、受付をタブレットで無人にしたり、郵便物をスキャンしてデータで届けるサービスを入れたりと、仕組みで効率化する仕事も増えています。

具体的にやること

  • 消耗品の発注と在庫管理
  • 郵便物・宅配便の仕分けと発送
  • 来客受付と代表電話の対応
  • 会議室予約ルールの運用
  • 名刺・社員証・制服の発行
  • 座席配置とレイアウト変更
  • 社用車やタクシーチケットの管理

必要な力・知識

段取り力ていねいさと正確さ社内のいろいろな人と話せる力コストを意識する感覚表計算ソフトの基本操作

この担当のキャリア

新入社員が最初に任されることが多い仕事で、1〜3年目に会社の全体像と社内の人のつながりを覚えます。3〜5年目になると、備品の発注先を見直してコストを下げる、受付の無人化を進めるといった改善の企画を任されます。その後は、ファシリティ、株主総会、規程管理など専門性の高い担当へ移る人が多いです。

年収の目安

若手のうちは事務職全体と同じ水準で、大企業なら20代で400万〜500万円台が目安です。庶務だけを長く続けるより、改善の企画や専門担当に移ると評価が上がりやすくなります。

総務のほかの担当

ファシリティマネジメント（建物・設備） ›本社ビル、工場、支店などの建物と設備を、安全で働きやすく、むだなお金がかからない状態に保つ仕事です。たとえば、エアコンが効かない、エレベーターの点検、トイレの改修、オフィスの移転などをまとめて担当します。株主総会・取締役会の運営 ›会社のいちばん大事な会議である株主総会と取締役会を、法律どおりに準備して運営する仕事です。上場企業では、決算後の1年に1回の株主総会が、総務にとって最大のイベントになります。防災・BCP・安全衛生 ›地震、火事、感染症などの非常時に、社員の命を守り、会社の仕事を止めないための準備をする仕事です。たとえば、避難訓練、非常食の備蓄、安否確認システムの運用を担当します。社内規程・文書管理 ›会社のルールブックである社内規程を作り、改め、社員に知らせる仕事です。あわせて、契約書や重要な書類を、決められた期間きちんと保管します。社内イベント・福利厚生 ›入社式、表彰式、社員旅行、運動会などの社内行事と、社宅や保養所、カフェテリアなどの福利厚生を運営する仕事です。社員が「この会社で働き続けたい」と思える仕組みを作ります。固定資産・契約・保険の管理 ›会社が持っている土地、建物、パソコン、社用車などの資産を台帳で管理し、損害保険や各種の契約を管理する仕事です。経理部と協力して、会社の財産を守ります。
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