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総務の担当

株主総会・取締役会の運営

会社のいちばん大事な会議である株主総会と取締役会を、法律どおりに準備して運営する仕事です。上場企業では、決算後の1年に1回の株主総会が、総務にとって最大のイベントになります。

どんな仕事？

株主総会は、会社の持ち主である株主が集まり、取締役を選ぶ、配当の金額を決めるといった重要なことを決める会議です。総務は、招集通知という案内状を作って期限までに株主に届け、会場を予約し、受付や議事の台本（シナリオ）を準備します。たとえば、株主から「なぜ利益が減ったのか」と質問されたとき社長がどう答えるかを、想定問答集として何百問も用意し、リハーサルを何度も行います。取締役会では、毎回の議題を集め、資料をそろえ、議事録を作ります。3月決算の会社の株主総会は6月下旬に集中するため、総務部は春から初夏にかけて一年でいちばん忙しくなります。会社法のルールを一つでもまちがえると決議が取り消される危険があるので、弁護士や信託銀行の証券代行部門と相談しながら進めます。

具体的にやること

必要な力・知識

会社法の知識締め切りから逆算する段取り力正確な文章を書く力役員と話せる落ち着き

この担当のキャリア

入社数年目に先輩の補助として総会の受付や資料作りを経験し、30代で想定問答や招集通知の主担当になります。株主総会を何度も回した経験は社内で重宝され、40代で総務課長や取締役会事務局長になる人もいます。法務部や経営企画部と行き来する人も多い担当です。

年収の目安

上場企業の本社でしか経験できない仕事なので、大企業の水準になりやすく、課長クラスで900万円以上になる例もあります。専門性の高さから、総務の中でも評価が高い担当です。

総務のほかの担当

庶務・オフィス運営 ›社員が毎日使うオフィスの備品、郵便物、来客、電話などを回す、総務の土台となる仕事です。たとえば、コピー用紙が切れない、会議室が予約どおり使える、宅配便が正しい人に届く、という「当たり前」を守ります。ファシリティマネジメント（建物・設備） ›本社ビル、工場、支店などの建物と設備を、安全で働きやすく、むだなお金がかからない状態に保つ仕事です。たとえば、エアコンが効かない、エレベーターの点検、トイレの改修、オフィスの移転などをまとめて担当します。防災・BCP・安全衛生 ›地震、火事、感染症などの非常時に、社員の命を守り、会社の仕事を止めないための準備をする仕事です。たとえば、避難訓練、非常食の備蓄、安否確認システムの運用を担当します。社内規程・文書管理 ›会社のルールブックである社内規程を作り、改め、社員に知らせる仕事です。あわせて、契約書や重要な書類を、決められた期間きちんと保管します。社内イベント・福利厚生 ›入社式、表彰式、社員旅行、運動会などの社内行事と、社宅や保養所、カフェテリアなどの福利厚生を運営する仕事です。社員が「この会社で働き続けたい」と思える仕組みを作ります。固定資産・契約・保険の管理 ›会社が持っている土地、建物、パソコン、社用車などの資産を台帳で管理し、損害保険や各種の契約を管理する仕事です。経理部と協力して、会社の財産を守ります。
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