総務は「総合的な事務」の略で、会社全体にかかわる仕事のうち、ほかの部署が担当しないものをまとめて引き受ける部署です。営業部は商品を売り、経理部はお金の記録をつけ、人事部は人を採用しますが、建物や会議やルールのように「全員にかかわるけれど誰の担当でもない仕事」が会社にはたくさんあります。総務はそれを一手に引き受けるので、「会社の何でも屋」と呼ばれることもあります。ただし実際には、会社法や労働安全衛生法など多くの法律を知っていないとできない専門的な仕事です。学校にたとえると、校舎の修理、避難訓練、全校集会の準備、校則の管理をすべて担当する係のようなものです。

総務は資格が必要な職種ではないため、ほとんどの人は会社に入ってから配属で総務部に来ます。新卒で総合職として入社し、最初の配属先が総務部というパターンと、営業や工場などの現場を数年経験してから総務部に異動するパターンがあります。会社によっては、新卒採用の段階で「管理部門コース」「コーポレートスタッフ職」として募集していることもあります。転職では、経験者が中小企業やベンチャーの総務責任者として迎えられることが多いです。

1. 高校文系・理系どちらでもかまいません。生徒会や部活のマネージャーなど、みんなのために段取りをする経験が役に立ちます。
2. 大学法学部、経済学部、商学部、経営学部が多いですが、学部は問われません。簿記やパソコンの資格を取っておくと、事務の基礎があることを示せます。
3. 就職活動メーカーや金融など志望する業界の会社に総合職として応募し、面接で管理部門への関心を伝えます。管理部門コースがある会社なら、その枠で応募します。
4. 入社・配属研修のあと、総務部に配属されるか、現場を数年経験してから異動します。
5. 資格取得と専門化衛生管理者、防火管理者、簿記などの資格を取りながら、ファシリティや株主総会などの専門担当になります。

総務になるための国家試験はありません。新卒の選考は、エントリーシート、適性検査、複数回の面接という、ほかの事務系総合職と同じ流れです。面接では「縁の下で人を支えた経験」や「複数の人の意見をまとめた経験」がよく聞かれます。入社後には、仕事に必要な資格を会社の費用で取らせることが多く、代表的なものが衛生管理者です。第一種衛生管理者の令和6年度の合格率は46.3%、第二種は49.8%で、しっかり勉強すれば取れる資格です。

総務の年収は、会社の規模と役職で大きく変わります。厚生労働省のjob tagでは、総務事務の年収の目安は525.2万円（令和7年、平均年齢44.9歳）、総務課長は966.8万円（平均年齢51.5歳）です。大企業の本社では、総務も営業と同じ給料表で決まるため、30代で700万円前後、課長で1,000万円前後になる例もあります。中小企業では、総務担当者の年収は300万〜450万円台のことも多いです。総務だから低い、ということはなく、勤めている会社の給料水準がそのまま反映されます。

総務のやりがいは、会社で働く全員の役に立てることです。新しいオフィスに引っ越した日に社員から「働きやすくなった」と言われたり、株主総会が無事に終わって社長から声をかけられたりする瞬間は、大きな達成感があります。地震などの非常時に、準備していた安否確認や備蓄品が役に立ったときには、社員の命を守る仕事をしている実感があります。社長や役員と直接話す機会も多く、会社の経営が動く場面を近くで見られることも魅力です。

総務の仕事は、うまくいって当たり前、失敗すると目立つという面があります。エアコンが効かない、会議室が足りないといった不満が直接届くこともあります。株主総会のように一日の本番に向けて何か月も準備する仕事は、締め切りのプレッシャーが大きいです。担当する範囲が広いため、急な依頼が次々と入り、自分の計画どおりに仕事が進まない日もあります。成果を数字で示しにくく、営業のように売上で評価されないため、自分から改善の実績を説明する工夫が必要です。

総務に向いているのは、人の役に立つことにやりがいを感じる人、細かいところに気がつく人、いくつもの仕事を同時に段取りよく進められる人です。文化祭の実行委員や部活のマネージャーのように、みんなが気持ちよく動けるよう裏で準備するのが好きな人には特に合っています。社長から新入社員まで、立場のちがう人と気さくに話せる力も大切です。一方で、自分が主役として目立ちたい人や、一つの専門だけを深く追いかけたい人には、物足りなく感じるかもしれません。

高校生のうちにできる準備は、行事の運営を経験することです。文化祭、体育祭、修学旅行の係などで、予算を考え、日程を組み、先生や業者とやりとりする経験は、総務の仕事そのものに近いものです。表計算ソフト（ExcelやGoogleスプレッドシート）で名簿や予算表を作る練習をしておくと、大学や社会人になってから役立ちます。また、ニュースで株主総会や企業の不祥事の記事を読むと、会社がどんなルールで動いているかが少しずつ分かってきます。

総務はほぼすべての会社にあるため、「総務の会社」というものはありません。ただし、株主総会や本社ビルの管理など総務の専門性が高い仕事は、上場している大企業の本社に集中しています。また、総務の仕事の一部を引き受ける専門の会社もあり、ビルの管理を行う会社、株主総会の事務を行う信託銀行の証券代行部門、福利厚生サービスを提供する会社、オフィスの移転や内装を手がける会社などがあります。こうした会社で総務を支える側として働く道もあります。

上場企業の総務にとって、株主総会は一年でいちばん大きな仕事です。3月決算の会社では、6月下旬に総会が集中します。総務は前の年の秋ごろから日程と会場を決め、決算が固まる4〜5月に招集通知を作り、株主に案内を届けます。並行して、株主から出そうな質問を予想し、社長や担当役員がどう答えるかを想定問答集にまとめます。本番の数日前には、本物と同じ会場で何度もリハーサルを行い、マイクの位置や質問者への対応まで確認します。

総務の仕事は、この十数年で大きく変わってきています。紙の書類とハンコによる決裁を、電子契約や電子決裁に切り替える会社が増えました。在宅勤務が広がったことで、全員分の固定席をやめて自由に席を選ぶフリーアドレスにしたり、会議室を減らしてオンライン会議用の個室ブースを増やしたりする動きもあります。受付をタブレットで無人化したり、郵便物を外部の会社がスキャンして届けたりと、仕組みで仕事を減らす工夫が進んでいます。